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20 novembre 2020

10 trucs et astuces pour tenir une réunion virtuelle efficace

La tenue d’une réunion virtuelle, bien que semblable à la tenue d’une réunion en personne, requiert que certaines règles non écrites soient respectées afin qu’elles se déroulent sans accroc. Alors, sans tarder, allons-y:

  1. Demandez à vos participants de tester leur équipement et leur connexion avant le début de votre réunion. Cela ne peut pas être mentionné assez souvent! Demander à chaque participant de tester son équipement et sa connexion à l’aide du lien fourni dans son courriel d’invitation vous évitera d’avoir à gérer des problèmes de connexion de dernière minute.
  2. Seul un microphone doit être ouvert à la fois et le nombre de caméras tenu au minimum. Étant donné que plusieurs personnes n’utilisent pas de casque d’écoute, informez tous les participants que pendant la réunion, seule la personne qui parle doit avoir son microphone actif afin d’éliminer le risque de retour ou de coupure. De plus, puisque chaque caméra active consomme de la bande passante, ouvrir plusieurs caméras à la fois risque de saturer la connexion des participants qui ont une connexion internet moins rapide. Donc, une mesure proactive pour assurer un déroulement sans tracas est d’ouvrir uniquement la caméra et le microphone de la personne qui s’adresse aux participants.
  3. Évitez les problèmes d’activation de la caméra et du microphone. En raison de la manière dont l’accès aux microphones et aux caméras est accordé par divers navigateurs Internet, nous recommandons aux utilisateurs de produits Apple® d’accéder à Meeting à l’aide de Safari® et à tous les autres utilisateurs de se connecter à l’aide de Google® Chrome®.
  4. Utilisateurs d’appareils mobiles, connectez-vous en mode « navigateur ». Toute personne tentant de se joindre à Meeting à partir d’un appareil mobile DOIT se connecter en mode « Browser » ou « Navigateur », et NON en mode «APPLICATION Click Meeting®». Une personne qui ne suit pas cette consigne pourra voir et écouter la réunion, mais sa présence ne sera pas comptée dans le quorum et elle ne pourra pas lever la main ni voter.
  5. Faites jouer notre guide vidéo des participants pendant que ces derniers attendent le début de votre réunion. Vous pouvez trouver une série de vidéos utiles sur notre chaîne YouTube® UpperBeeTV. Notre liste de lecture UpperBee Meeting contient de courtes vidéos de 2 minutes qui jouent en boucle pendant environ 60 minutes. Vos participants pourront regarder cette vidéo en attendant le début de votre réunion et ainsi apprendre à interagir avec les fonctions du module de réunion (p.ex. : lever la main, clavarder, voter, etc.).
  6. Soyez prêt! Essayez d’anticiper certaines des questions qui vous seront posées ou qui seront posées au conseil. De cette façon, vous pouvez apporter des réponses dans vos remarques en prévision de ces questions et ainsi réduire ledit nombre de questions.
  7. Utilisez la fonction de modération du clavardage de Meeting. Amener vos participants à soumettre leurs questions par écrit via la fonction de clavardage modérée de Meeting est un excellent moyen de garder les choses sur la bonne voie et progresser promptement.
  8. Tenez-vous-en à l’ordre du jour! Dès le début, informez tous les participants que seuls les points à l’ordre du jour seront traités au cours de la réunion et demandez une liste des différents sujets dont ils souhaitent discuter en varia en fin de réunion. De cette façon, vous pouvez formuler vos réponses afin de répondre à plusieurs points de varia tout en traitant les points prévus à l’ordre du jour. De plus, les personnes qui ne sont peut-être pas intéressées par ces différents points pourront quitter la réunion virtuelle sans compromettre votre quorum lors de votes.
  9. Gérez différemment vos votes. Lorsque vous vous préparez pour un vote, disons afin d’élire le président de la réunion. Si vous n’avez qu’un seul candidat, ce qui est souvent le cas, procédez comme suit, demandez d’abord si quelqu’un s’oppose à l’élection de M. X, puis demandez si quelqu’un s’abstient de voter. 9 fois sur 10, vous n’aurez même pas besoin de demander qui est en faveur de M. X car il aura déjà été élu à l’unanimité. Utiliser le vote à main levée de Meeting pour un tel vote est souvent suffisant. Aussi, convenez avec vos administrateurs que l’un propose tous les votes et qu’un autre les secondes. Faite savoir à l’auditoire ce mode de fonctionnement, donc que vous ne demanderez pas de proposant ni de secondeur, et que cela a pour but d’accélérer le déroulement de la réunion.
  10. Simplifier le déroulement du vote pour l’élection des administrateurs. Meeting comprend une petite fonctionnalité astucieuse qui vous aide à mener rapidement un vote électoral. Avant de commencer le vote, importez automatiquement les noms des candidats qui ont levé virtuellement leur main dans votre vote. Cela vous permet de configurer ce type de vote en quelques secondes. De plus, Meeting vous permet de dupliquer un vote. Donc, si votre élection nécessite plus d’un tour de scrutin, pas de problème, dupliquez votre vote initial et modifiez-le en quelques clics pour supprimer les candidats déjà élus, indiquer le nombre de postes toujours vacants, et lancez votre deuxième tour de scrutin.

Bonne réunion virtuelle!

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