faq Upperbee

Tout savoir sur notre logiciel de gestion de copropriété

Je voudrais bien abonner mon syndicat, mais que faire si les copropriétaires ne veulent pas?

La plus grande utilité d’UpperBee reste pour le conseil d’administration. Bien que vous puissiez demander l’opinion des copropriétaires avant de vous abonner, la décision relève du conseil d’administration. Comme conseil d’administration, vous avez besoin d’outils pour structurer votre gestion et c’est exactement ce qu’UpperBee vous apporte. C’est un peu le même principe que si vous avez des problèmes légaux dans votre copropriété, vous avez le pouvoir d’embaucher un avocat. Même chose avec un comptable ou n’importe quel expert ou outil pouvant vous aider à mieux gérer votre immeuble. Donc rien ne vous empêche de demander l’avis des copropriétaires, mais la décision revient au conseil.

Quels sont les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion?

Ça apporte plusieurs avantages importants à la gestion de votre syndicat, condominium ou association de propriétaires, comme :

  • Accroître la transparence;
  • Améliorer la communication entre les intervenants;
  • Disposer d’un outil unique pour répertorier tous vos documents et information (p.ex.: les registres, la comptabilité, vos plans et équipements, etc.); et
  • Éviter la perte de documents ou information.

Est-ce que je peux essayer gratuitement le logiciel de gestion UpperBee?

Oui, il est possible de l’essayer gratuitement, et cela ne prend que quelques minutes. Pour ce faire, vous devez :

  • Cliquer sur “ESSAI GRATUIT” dans le coin supérieur droit de notre site web, puis vous créer votre compte (utilisateur et mot de passe);
  • Cliquez sur un lien contenu dans un courriel qui vous sera envoyé par [email protected] dans votre boîte de messagerie (ATTENTION, il est possible que ce courriel se soit retrouvé dans vos courriels indésirés!);
  • Vous serez redirigé vers l’écran de “CONNEXION SÉCURISÉE”;
  • Entrez votre courriel et votre mot de passe puis cliquer “CONNEXION”; et
  • Cliquez sur le bouton “CRÉER UN SYNDICAT” afin de créer votre portail de démonstration qui expirera au bout de 30 jours.

Est-ce que le logiciel de gestion UpperBee me permet de faire la comptabilité de mon syndicat de copropriété ou de mon association de condominium en ligne?

Oui, UpperBee est le seul logiciel de gestion web qui vous offre, entre autres, la possibilité de faire la comptabilité de votre syndicat de copropriété par vous-même, vous épargnant ainsi d’important frais de gestion professionnelle. Les modules financiers complets d’UpperBee permettent, entre autres, de faire :

  • Vos budgets prévisionnels;
  • Saisir vos dépenses d’achats;
  • Enregistrer les chèques ou prélèvements bancaires préautorisés reçus de vos copropriétaires et les déposer*;
  • Concilier vos comptes bancaires;
  • Facturer les charges communes et contributions aux fonds de prévoyance (frais de condo);
  • Facturer des frais spéciaux (pénalités, amendes, frais de déménagements, etc.);
  • Suivre l’évolution des comptes à recevoir de vos propriétaires et copropriétaires en temps réel;
  • Générer l’état des résultats, le bilan et l’état de l’évolution de l’actif net ;
  • Produire une panoplie d’analyses et de rapports ;

* Un abonnement à une plateforme de traitement de paiement supportée est requis. Des frais additionnels s’appliquent.

Est-il possible d’extraire de l’application les documents que nous générerons avec les outils d’UpperBee?

Oui, la plupart des outils d’UpperBee vous permettent de générer des fichiers Excel, Word ou PDF à partir des informations contenues dans UpperBee.

Lorsque nous nous abonnons à UpperBee, est-ce que tous nos copropriétaires peuvent y avoir accès?

Oui, tous les copropriétaires auront accès à UpperBee.

Pour qu’ils puissent accéder à votre syndicat, vous devrez leur acheminer via les outils d’UpperBee un CondoPass (ou imprimer la procédure de connexion et leur remettre).

C’est le CondoPass qui leur permettra de faire le lien entre leur profil d’utilisateur et leur(s) unité(s) de condo, appartement(s) ou maison(s).

Contrairement à l’accès complet des membres du conseil d’administration, les copropriétaires n’ont accès qu’aux informations qui les concernent, et la plupart en mode de lecture seule. Ceci dit, ils ont accès à un système de requêtes de service qui leurs permet d’échanger avec leurs administrateurs ou le gestionnaire professionnel, le cas échéant.

Qu’est-ce qu’un Intranet privé?

Un intranet privé est l’équivalent d’un site web qui est réservé à un nombre restreint d’utilisateurs autorisés.

Lorsque vous devenez client d’UpperBee, un intranet privé est créé et est destiné uniquement aux administrateurs et copropriétaires de votre syndicat de copropriété. C’est cet intranet privé qui regroupe toutes les fonctionnalités et outils du logiciel de gestion UpperBee.

Pour quelle taille de syndicat la gestion autonome est-elle possible?

La gestion autonome s’adresse aux syndicats de toutes tailles. Bien que plusieurs petits syndicats (moins de 30 unités) y sont généralement forcés, dû au manque d'intérêts de la part des gestionnaires professionnels, plusieurs grandes copropriétés s’autogèrent ou ont à leur emploi du personnel responsable de leur gestion quotidienne. C’est exactement à ces copropriétés que l’option d’auto-gestion d’UpperBee s’adresse.

Peu importe la taille de votre immeuble, UpperBee vous aidera à réduire le temps à investir dans sa gestion.

Avons-nous les compétences requises pour gérer notre syndicat de copropriété?

Oui, vous avez les compétences pour gérer de manière autonome votre ou vos immeubles.

Tout comme pour une maison, un bon entretien est une question de jugement et dépend de votre capacité à retenir les services de personnes compétentes pour faire les travaux requis. Par conséquent, avec de bons outils et de bonnes sources d’information, la gestion d’un immeuble en copropriété est à la portée de tous.

Les outils de communication et de collaboration d’UpperBee permettent au conseil d’administration d’échanger avec les propriétaires ou copropriétaires afin de bénéficier des connaissances et des expériences variées de tous les participants.

De plus, UpperBee met à la disposition des administrateurs un forum réservé aux membres des conseils d’administration de copropriétés abonnés à un forfait de gestion autonome UpperBee. Ceci dans le but de favoriser un climat d’entraide et vous permettre d’échanger avec d’autres administrateurs de la communauté UpperBee.

Qu’est-ce qu’un CondoPass?

Un CondoPass est un code d’identification unique qui permet de faire le lien entre un propriétaire et son unité d’habitation. Après avoir créé l’intranet de votre syndicat, un CondoPass doit être envoyé à tous les propriétaires afin que ces derniers puissent se connecter à l’intranet du syndicat de copropriétaires. Pour se faire, un propriétaire doit attendre de recevoir son CondoPass, et il doit ensuite aller sur le site internet www.upperbee.com et suivre la procédure suivante :

  • Consulter sa boîte de courriels et cliquer sur le lien dans le courriel reçu d’UpperBee.com afin d’activer votre compte (ATTENTION! Vérifié vos courriels indésirables, ce courriel pourrait y être!).
  • Retournez sur UpperBee.com et connectez-vous comme membre.
  • Dans la fenêtre qui apparaîtra à l’écran, cliquez dans la section servant à l’inscription d’un copropriétaire.
  • Inscrivez votre CondoPass dans le champ approprié.
  • Sélectionner le type de propriétaire que vous êtes (propriétaire-occupant ou avec un locataire).
  • Cliquez sur « Confirmer les informations » afin de compléter votre inscription.

Est-ce que UpperBee.com est là pour durer?

UpperBee existe depuis 2007 sous le nom SolutionCondo.com et compte depuis plusieurs milliers de clients en gestion autonome. UpperBee est également utilisé par plusieurs firmes de gestion, dont SolutionCondo, le plus important gestionnaire professionnel québécois de grands immeubles détenus en copropriété.

UpperBee est donc solidement implanté, et a grandement évolué au cours des 12 dernières années. L’évolution d’UpperBee a notamment été propulsée par les demandes de ses clients, lesquels apportent d’excellentes idées quant à l'amélioration constante de nos outils de gestion afin de vous permettre d’épargner davantage de temps.