Fonctionnalités pour les Réunions et les assemblées annuelles
Réunions du conseil d'administration et des propriétaires
Préparez, générez et distribuez vos documents de réunions et d'assemblées générales à l’aide d’UpperBee (p.ex. : ordres du jour incluant les états financiers, le budget, et autres documents pertinents). Obtenez électroniquement des copropriétaires des procurations afin de vous assurer d’obtenir le quorum lors de votre prochaine assemblée générale. Si vous convoquez une assemblée à partir d’UpperBee, soyez avisé de qui a reçu et ouvert vos documents afin de faire parvenir ces mêmes documents en version papier à ceux qui ne les ont pas reçus. Notre logiciel accompagnateur de compilation du quorum et des votes, facilite la tenue d’assemblée comptant un nombre important de copropriétaires. Ayez la confiance que vous saurez dès que le dernier copropriétaire sera inscrit au registre des présences si vous avez atteint le quorum, et le cas échéant compilez les votes de cette assemblée en quelques minutes. L’époque où les résultats étaient connus lors de la lecture du procès-verbal est maintenant révolue.
Discussions et votes pour administrateurs
Outil web de réunion virtuelle du conseil d’administration, permettant d'échanger des documents et informations, de discuter des options et de voter électroniquement sur les sujets qui requiert l’aval du conseil – Vous n’avez plus à vous déplacer!
Accès sécurisé
UpperBee offre un accès sécurisé et privé à tous vos dossiers. Avec les multiples niveaux d’autorisation d’UpperBee, vous pouvez gérer les accès de tous.
Ordre du jour
Préparez l'agenda de vos réunions du conseil ou de propriétaires à l'aide des outils intuitifs d'UpperBee. Ajoutez, modifiez ou supprimez des éléments de l'ordre du jour sans effort. Utilisez l'ordre du jour inclus ou modifiez-le en fonction de vos besoins. Indiquez quels éléments de l'ordre du jour sont des votes afin qu'UpperBee puisse les transférer automatiquement dans votre registre de décisions. Enfin, le marquage des votes permet à UpperBee et Meeting, l'application de réunion virtuelle d'UpperBee, de partager de manière transparente les informations requises pour tenir des réunions virtuelles (fractions, liste des propriétaires, courriels, procurations, etc.) ou permettre à vos participants de voter en utilisant leurs appareils connectés.
Avis de convocation électronique
Ajoutez facilement des fichiers PDF, Excel ou Word à votre agenda de réunion. Faites glisser et déposez vos fichiers et réorganiser leur ordre selon vos besoins. Lorsque vous avez terminé, laissez UpperBee combiner automatiquement tous vos fichiers dans un seul avis de convocation en format PDF et envoyez ce dernier par courrier électronique à tous vos participants.
Validation de réception électronique
La validation automatisée des courriels reçus d'UpperBee vous permettra de savoir quel propriétaire n'a pas ouvert votre avis de convocation électronique. Si nécessaire, une copie imprimée de votre avis de réunion peut être postée à ces propriétaires.
Procès-verbal
Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ou des propriétaires peuvent être préparés et envoyés automatiquement à l'aide des outils intégrés d'UpperBee.
UpperBee transférera automatiquement le résultat de chaque vote dans votre journal de décision.
Enfin, vos procès-verbaux peuvent être signés électroniquement par les officiers de la réunion et envoyés par courriel ou par courrier postal à tous les propriétaires inscrits au registre.
RSVP aux réunions
Lorsqu'un avis de convocation à une réunion est envoyé, les propriétaires sont invités à confirmer leur présence ou à donner une procuration.
Suivez en temps réel quels propriétaires seront présents et qui a donné une procuration.
Sachez à l'avance si vous atteindrez le quorum.
Campagne de rappel par courriel
Définissez une campagne de rappels par courriel.
UpperBee effectuera automatiquement un suivi auprès des participants qui n'ont pas confirmé leur présence ou donné une procuration à votre réunion.
Réglez-le et oubliez-le, c'est aussi simple que cela!
Gestion des procurations
Les outils intégrés de gestion et d'approbation des procurations d'UpperBee vous permettent de contrôler et de voter vos procurations en toute confiance. Regroupez les procurations et ajoutez-les à chaque détenteur de procurations afin qu'ils puissent les voter de manière groupée ou individuellement selon leurs besoins.
Approuvez les procurations soumises avant de les ajouter à votre réunion afin de vous assurer qu'elles répondent à vos exigences.
Cela rend littéralement le vote de vos procurations aussi simple que 1, 2, 3.
Signature des procès-verbaux
Ajoutez la signature numérique de vos officiers de réunion à UpperBee et signez électroniquement le procès verbal de vos réunions en quelques secondes!
Plus besoin de courir après tout le monde pour qu'ils signent le procès-verbal!
Vote et comptage électroniques
Utilisez les feuilles de vote générées automatiquement par UpperBee pour compiler vos résultats de vote ou combinez UpperBee Condo et Meeting par UpperBee et profitez d'un système de vote et de décompte électronique des résultats sans effort.
Avec Meeting par UpperBee, les participants peuvent voter en utilisant leurs appareils connectés pour des réunions de propriétaires moins longues et surtout plus efficaces!
Configuration de réunions
Rédigez votre ordre du jour, incluant des documents de sources externes (p.ex.: états financiers vérifiés, copie de contrats, etc.), générez votre avis de réunion et convoquez vos propriétaires, approuvez et gérez les procurations, suivez-les RSVP en temps réel, calculez le quorum et les votes de votre réunion, rédigez votre procès-verbal, faite-le signer électroniquement par les officiers de la réunion et envoyez-le par courrier électronique à chaque propriétaire inscrit au registre, tout cela en utilisant uniquement les outils intégrés tout-en-un d'UpperBee.
Registre des présences en temps réel
Avec Meeting par UpperBee, sachez exactement où se situe votre quorum à tout moment! Au fur et à mesure que les propriétaires se joignent à votre réunion, les fonctionnalités automatisées de Meeting comptabiliseront votre quorum en temps réel.
Fini les tracas avec les feuilles de présence, Meeting s'en occupe par voie électronique!
Aucune limite
Les outils de gestion de réunions en personne d'UpperBee ne limitent pas le nombre de propriétaires pouvant y assister. Deux, cent ou mille propriétaires, pas de problème, UpperBee s'en chargera facilement.