Outils accessibles par tous les usagers
Membres du conseil d’administration, propriétaires, locataires, et autres intervenants autorisés ont, selon leurs autorisations respectives, accès à diverses fonctionnalités d’UpperBee.
Outils accessibles aux propriétaires
Demandes de services
Permets aux propriétaires et locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels: une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, réserver une salle, de l'information concernant ses charges communes, signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.
Contrats
o Ne manquez plus jamais une échéance. Gérez les contrats liants votre syndicat de copropriété ou votre association de propriétaires à ses fournisseurs et sous-traitants. Soyez au fait des dates de début et de fin, des dates d’avis de non-renouvellement et laissez UpperBee vous aviser du renouvellement éventuel de vos contrats.
Résidents
Conservez dans un même endroit la liste des propriétaires d’une ou plusieurs fractions, donnez accès à un mandataire, déclarez un(des) locataire(s) de même que la durée de leur bail, indiquez une(des) adresse(s) postale(s) qui diffère de celle de l’unité d’habitation indiquée au registre des fractions, lister les véhicules, puces d’accès, contacts d’urgence et bien plus encore.
Assurances des copropriétaires
Soyez toujours informé de la couverture d’assurances de vos copropriétaires. Conservez un dossier numérique des assurances de chaque copropriétaires (p.ex. : la période de couverture, les types et montants des couvertures, etc.). Soyez avisé des polices manquantes ou expirées, envoyez des rappels aux copropriétaires concernés et approuvez ou rejetez en ligne leurs polices en fonction des exigences de votre syndicat de copropriété.
Règlements de l’immeuble
Conserver les règlements originaux, amendés et nouveaux règlements dans un registre facile d’accès permettant d’intégrer lesdits règlements dans diverses lettres et autres communications en ayant recours aux fonctionnalités de publipostage d'UpperBee. Il n’a jamais été aussi facile de rendre accessibles vos règlements aux divers intervenants qui les requièrent (courtiers, copropriétaires, notaires, etc.).
Décisions
Regroupez l’ensemble des décisions prises par votre conseil d’administration et vos assemblées générales afin de ne plus avoir à relire d’innombrables procès-verbaux afin de retrouver par exemple la date à laquelle une décision a été prise. Ceci est rendu possible en indiquant à UpperBee lors de la rédaction d’un procès-verbal quel élément est une décision.
Avec la possibilité d'accéder au logiciel de gestion UpperBee.com à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou cellulaire relié à Internet, il est facile pour les copropriétaires de s'informer des affaires de leur syndicat de copropriété, condominium ou association de propriétaires.
Envoi de mémos
Par courriel ou message texte (SMS), les mémos sont un outil efficace permettant d’aviser l’ensemble des résidents d’une panne, de les sensibiliser à une situation particulière, ou de les informer de travaux à venir dans l’immeuble. Bref, s’il vous faut échanger avec tous vos résidents, cette fonction vous simplifiera la tâche!
Requêtes de services
Permets aux copropriétaires et locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, réserver une salle, obternir de l'information concernant ses charges communes (frais de condo), signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.
Réunions
Préparez, générez et distribuez vos documents de réunions et d'assemblées générales à l’aide d’UpperBee (p.ex. : ordres du jour incluant les états financiers, le budget, et autres documents pertinents). Obtenez électroniquement des copropriétaires des procurations afin de vous assurer d’obtenir le quorum lors de votre prochaine assemblée générale. Si vous convoquez une assemblée à partir d’UpperBee, soyez avisé de qui a reçu et ouvert vos documents afin de faire parvenir ces mêmes documents en version papier à ceux qui ne les ont pas reçus. Notre logiciel accompagnateur de compilation du quorum et des votes, facilite la tenue d’assemblée comptant un nombre important de copropriétaires. Ayez la confiance que vous saurez dès que le dernier copropriétaire sera inscrit au registre des présences si vous avez atteint le quorum, et le cas échéant compilez les votes de cette assemblée en quelques minutes. L’époque où les résultats étaient connus lors de la lecture du procès-verbal est maintenant révolue.
UpperBee inclut des fonctions de comptabilité traditionnelles telles que les écritures de journal, les conciliation bancaires, les comptes créditeurs et débiteurs, les états financiers, accompagnés du bilan, de l’état des résultats et des notes afférentes. Cependant, UpperBee brille vraiment par ses fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion des syndicats de copropriétés et des associations de propriétaires, telles que :
Budgets
Créez votre budget et facturez les copropriétaires de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires automatiquement selon la fréquence spécifiée (p.ex. : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Créez votre budget, répartissez vos charges automatiquement selon vos résultats historiques et cotisez, c’est aussi simple que ça, UpperBee tiendra automatiquement compte des quotes-parts et des clés de répartition. Aucune autre opération de requise pour constater vos revenus, UpperBee s'en charge pour vous.
Chèques, prélèvements préautorisés et dépôts
Encaissé les paiements de charges communes et contributions au fonds de prévoyance (frais de condo) des copropriétaires à partir d’applications de tierce partie intégrée à UpperBee, et laissé UpperBee faire toutes les écritures comptables associées automatiquement pour vous.
Écritures de journal
Les écritures de journal vous permettent d’inscrire toutes transactions pour lesquelles UpperBee n’offre pas de fonction automatisée. De cette façon, vous n’êtes jamais pris au dépourvu. De plus, vous pouvez identifier les écritures de fin de période afin qu’elles soient automatiquement renversées au début de la période suivante.
Charte de comptes éditable
Vous désirez plus ou moins de détail, pas de problème, établissez la charte de compte qui répond à vos besoins. De plus, vous pouvez allouer à chacun de vos comptes un code IGRF qui permet par la suite de traiter rapidement vos déclarations de revenus fiscales (disponible aux usagés canadien seulement).
Comptes à recevoir
Membre du conseil d’administration, accédez à l’état de compte détaillé de chacun des copropriétaires. Chaque copropriétaire peut également consulter son état de compte. Finalement, suivez l’évolution de tous les comptes de votre syndicat de copropriété ou de votre association de copropriétaires à l’aide des outils simple et intuitif.
Outils accessibles aux membres du conseil d’administration
En sus des outils accessibles à tous les utilisateurs, les membres du conseil d’administration ont accès à tous les outils requis afin d’administrer de manière efficace et efficiente tous les aspects d’un syndicat de copropriété ou une association de propriétaires.
Tout voir, tout savoir, tout le temps
Libérez-vous des limites des logiciels de gestion traditionnels qui vous empêchent d’accéder aux informations de vos clients sur une base consolidée. Les outils de gestion d’UpperBee vous permettent de gérer tous les comptes de vos clients en même temps. Vous êtes ainsi toujours informé de ce qui se passe avec chacun d’eux. Cette approche centralisée vous fait gagner du temps, vous épargne de l'énergie et vous permet d'investir vos efforts là où cela compte vraiment.
Sondage automatisé de qualité
Lorsqu'un membre du personnel répond à certaines requêtes de services, UpperBee envoie automatiquement un sondage à la personne qui a ouvert cette requête. En examinant les résultats de ces sondages, vous saurez à quel point vos gestionnaires d’immeuble et les autres membres de votre personnel sont perçu par vos clients. Ne restez pas dans l’ignorance, sachez à l'avance si les choses ne tournent pas rondement afin que votre équipe de direction puisse appliquer rapidement les mesures correctives appropriées.
Intégration avec divers logiciels professionnels de comptabilité et de gestion des commandes et des inventaires en ligne
Gagnez du temps lors de la facturation de vos services et produits en intégrant UpperBee à l’un des deux plus populaire SaaS comptables professionnels, XEROTM ou QuickbooksTM, et laissez UpperBee générer vos factures et les « envoyer » vers votre SaaS préféré pour y être intégré à votre comptabilité corporative. De plus, l’intégration d’UpperBee et de tradegeckoTM, un logiciel de gestion des commandes et des inventaires, vous permet de facturer et de tenir un inventaire des puces, manettes d’accès et autres items vendus aux résidents et à vos clients.
Numérisez, révisez et approuvez les factures de vos clients et faites approuver leur paiement en ligne par les membres de leur conseil d’administration.
UpperBee vous permet de tirer profit de la taille de votre organisation et des talents variés de votre personnel en attribuant à différentes personnes de votre organisation diverses fonctions, telles que i) la saisie de données par votre personnel comptable; ii) la revue et l’approbation des factures par vos gestionnaires d’immeuble; iii) l'approbation des paiements par les signataires autorisés au compte bancaire; et iv) l’émission de chèques portant la signature électronique desdits signataires.
Horodateur
Suivez le temps passé sur place par vos employés, ceux de vos clients, et ceux de fournisseurs participants (p.ex.: le personnel de la société de conciergerie). Vous pouvez même définir des alarmes afin que vous soyez informé d’une absence ou d’un retard lorsqu’un employé ne scanne pas lors de son arrivée à l’immeuble. UpperBee exploite la technologie NFC et vous permet de placer des étiquettes NFC dans les bâtiments de vos clients. En utilisant des téléphones mobiles avec connectivité internet (AndroidMD ou iPhoneMD) dotés de la fonctionnalité NFC, tous les utilisateurs sur site peuvent faire part de leurs entrées et sorties des immeubles.
Outils de facturation et de suivi du temps
En tant que professionnels de la gestion d'immeubles, vous devez suivre votre temps et facturer tous les services rendus qui ne sont pas inclus dans votre contrat de base. Alors, optimisez vos revenus avec les outils intégrés de suivi du temps et de facturation d’UpperBee. Créez des projets et des requêtes de service facturables, définissez des taux de facturation standard, etc. Vous pouvez désormais intégrer de manière transparente votre facturation à vos activités quotidiennes, de sorte que vous n'ayez jamais à choisir entre rendre des services additionnels à vos clients et vous faire payer pour ces services.
Modèles de documents et réponses
UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de réponses afin de pouvoir répondre rapidement aux questions fréquemment posées. De plus, la puissante fonction de fusion et publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer rapidement vos avis de cotisation et autres documents à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez désormais convoquer d’importantes assemblées générales en quelques clics seulement.
Soumissions et appels d’offres
Préparez d'avance de simples ou de complexes devis techniques, et demandez à UpperBee de les envoyer à un groupe présélectionné de fournisseurs. Aucun fournisseur n'a répondu à votre appel d’offres? Pas de problème! UpperBee se chargera d’envoyer des rappels. Si un fournisseur vous pose une question, UpperBee informera tous les fournisseurs sélectionnés de la teneur de la question et de votre réponse. Si les fournisseurs retenus respectent le format de votre devis, UpperBee comparera également les offres reçues et préparera pour vous une analyse comparative d’apparence professionnelle. Finalement, une fois un gagnant sélectionné, UpperBee informera tous les autres fournisseurs qu'ils n'ont pas remporté l'appel d’offres, ce qui vous fait encore gagner du temps.
Inspections
Chaque fois que vous devez coordonner une inspection des unités de vos propriétaires (p.ex. : lors de l’inspection et la certification du système d'alarme incendie du bâtiment), vous risquez de passer beaucoup de temps à obtenir l'autorisation requise de chaque propriétaire. Les outils automatisés d’inspection de UpperBee vous permettent d’obtenir ladite autorisation des propriétaires en quelques clics, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux. De plus, UpperBee vous rappellera tous les ans, qu’il est venue le moment de refaire l'inspection alarme incendie, un outil utile en cas de changement au personnel de l'équipe de gestion.
Système de gestion des relations clients (CRM)
UpperBee comprend un CRM intégré qui vous permet de suivre les prospects, d'envoyer des offres, d'estimer votre entonnoir de vente et de communiquer avec des clients potentiels. Pourquoi payer pour un assortiment de logiciels services quand UpperBee le fait sans frais supplémentaires!
Gestion des urgences
UpperBee inclut un module de gestion des urgences qui collige et organise plusieurs des informations utiles pour gérer rapidement et efficacement les sinistres et autres urgences (p.ex.: codes d’accès, contacts et fournisseurs d’urgence, informations sur les contrats, etc.). Si vous gérez plusieurs immeubles, il s’agit d’un outil qui vous permet de décentraliser cette fonction.
System automatisé de recouvrement
Ne vous enlisez pas à cause du grand nombre de comptes de propriétaires à examiner afin d’appliquer des frais de retard et des pénalités. Laissez plutôt les alarmes et les fonctionnalités automatisées d’UpperBee faire la plus grosse part du travail à votre place. Vous pouvez désormais maîtriser cette tâche fastidieuse en appliquant automatiquement les pénalités et frais de retard sur de multiples comptes de propriétaires à travers plusieurs clients.
Suivi automatisé des renouvellements de contrat
Laissez UpperBee faire le suivi et répertorier tous les renouvellements de contrat de vos clients. Soyez informé de l’approche d’une période de préavis renouvellement automatique de contrat afin de ne pas laisser un contrat indésirable se renouveler automatiquement à votre insu.
