upperbee features

Outils accessibles par tous les usagers

Membres du conseil d’administration, propriétaires, locataires, et autres intervenants autorisés ont, selon leurs autorisations respectives, accès à diverses fonctionnalités d’UpperBee.

Outils accessibles aux propriétaires

Mon Profil

Chaque propriétaire peut mettre à jour son adresse de correspondance, ses contacts d’urgences, les informations sur ses véhicules et, si l’immeuble l’exige, sa police d’assurance. Le dossier d’un locataire peut également être mis à jour par son propriétaire.

Demandes de services

Permets aux propriétaires et locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels: une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, réserver une salle, de l'information concernant ses charges communes, signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.

Informations financières

Chaque propriétaire a accès à ses informations financières soient : son plus récent état de compte, l’historique de ses paiements, et le budget et les états financiers du syndicat de copropriété ou de l’association de propriétaires.


Gestionnaire et Conseil d’administration

Les propriétaires et locataires peuvent consulter la liste des professionnels chargés de l’administration du syndicat de copropriétaires ou de l’association de propriétaire de même que la liste des administrateurs de ladite entité.

Règlements de l’immeuble

Permet aux propriétaires d’avoir accès en tout temps aux règlements de l’immeuble. Vous louer votre appartement, il vous est maintenant facile d’imprimer une liste de règlements à jour afin de la joindre à un bail.

Bibliothèque de documents

Consulter les documents mis à votre disposition par le gestionnaire ou les administrateurs de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires.


Foire aux questions

Obtenez les réponses à vos questions fréquentes. Il s’agit du premier endroit à consulter avant de demander réponse à votre gestionnaire d’immeuble ou à l'un de vos administrateurs.

Forum de discussions

Propriétaires et locataire, échanger entre vous dans un environnement convivial, sous votre véritable nom et prénom, et ce, afin d’éliminer les excès que permet l’anonymat. Affichez des articles en vente, des services offerts, etc.

Calendrier

Les propriétaires et locataires peuvent consulter le calendrier UpperBee de leur immeuble et effectuer plusieurs types de réservations (salles communes, unité locative, équipement, etc.).

Registres

Dossiers juridiques

Conserver une copie numérique de vos dossiers et soyez avisé des dates d’audience des divers dossiers juridiques impliquant votre syndicat de copropriété ou votre association de copropriétaires.

Contrats

o Ne manquez plus jamais une échéance. Gérez les contrats liants votre syndicat de copropriété ou votre association de propriétaires à ses fournisseurs et sous-traitants. Soyez au fait des dates de début et de fin, des dates d’avis de non-renouvellement et laissez UpperBee vous aviser du renouvellement éventuel de vos contrats.

Fournisseurs et contacts

Créez et gérer vos fournisseurs et contacts. Liez vos fournisseurs et contrats afin de ne rien manquer. Ayez accès à une banque de fournisseurs spécialisés comptant plusieurs milliers d’entrepreneurs de plusieurs domaines, dont celui de la construction.


Résidents

Conservez dans un même endroit la liste des propriétaires d’une ou plusieurs fractions, donnez accès à un mandataire, déclarez un(des) locataire(s) de même que la durée de leur bail, indiquez une(des) adresse(s) postale(s) qui diffère de celle de l’unité d’habitation indiquée au registre des fractions, lister les véhicules, puces d’accès, contacts d’urgence et bien plus encore.

Assurances des copropriétaires

Soyez toujours informé de la couverture d’assurances de vos copropriétaires. Conservez un dossier numérique des assurances de chaque copropriétaires (p.ex. : la période de couverture, les types et montants des couvertures, etc.). Soyez avisé des polices manquantes ou expirées, envoyez des rappels aux copropriétaires concernés et approuvez ou rejetez en ligne leurs polices en fonction des exigences de votre syndicat de copropriété.

Règlements de l’immeuble

Conserver les règlements originaux, amendés et nouveaux règlements dans un registre facile d’accès permettant d’intégrer lesdits règlements dans diverses lettres et autres communications en ayant recours aux fonctionnalités de publipostage d'UpperBee. Il n’a jamais été aussi facile de rendre accessibles vos règlements aux divers intervenants qui les requièrent (courtiers, copropriétaires, notaires, etc.).


Fractions

Créez la liste des fractions privatives de votre syndicat de copropriété ou association de copropriétaires et assignez à chacune de ces fractions la quote-part qui lui revient.

Propriétaires antérieurs

Garder un historique complet de tous les copropriétaires, présents ou antérieurs, de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires.

Livraisons

Permets aux portiers et gardiens de sécurités d’aviser par courriels ou messages textes (SMS) les résidents de la réception de colis leur étant destinés, de documenter qui les a cueillis et de conserver un inventaire des colis en stock.


Décisions

Regroupez l’ensemble des décisions prises par votre conseil d’administration et vos assemblées générales afin de ne plus avoir à relire d’innombrables procès-verbaux afin de retrouver par exemple la date à laquelle une décision a été prise. Ceci est rendu possible en indiquant à UpperBee lors de la rédaction d’un procès-verbal quel élément est une décision.

Collaboration

Avec la possibilité d'accéder au logiciel de gestion UpperBee.com à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou cellulaire relié à Internet, il est facile pour les copropriétaires de s'informer des affaires de leur syndicat de copropriété, condominium ou association de propriétaires.

Historique de communication

UpperBee vous permet, si vous le désirez, de conserver un historique complet des échanges avec les copropriétaires et locataires.

Foire aux questions

Évitez-vous du travail, et mettez à la disposition de vos copropriétaires les réponses à leurs questions fréquentes.

Forum de discussions

Permettez aux copropriétaires et locataires d’échanger entre eux dans un environnement convivial. Affichez des articles en vente, des services offerts, etc.


Messagerie interne et externe

Échanger directement avec les copropriétaires et locataires de même que vos fournisseurs et conservez un historique complet de ces échanges.

Bibliothèque de documents

Votre propre espace de stockage dans les nuages. Numérisez et téléversez vos documents (p.ex. : plans, lettre de garantie, etc.) dans la bibliothèque d'UpperBee afin de ne plus égarer de documents importants.

Sondages

Diffusez et compilez des sondages auprès des copropriétaires et locataires afin d’obtenir leurs opinions sur des sujets variés (p.ex. : améliorations proposées à l’immeuble, amendement de règlements, etc.).


Envoi de mémos

Par courriel ou message texte (SMS), les mémos sont un outil efficace permettant d’aviser l’ensemble des résidents d’une panne, de les sensibiliser à une situation particulière, ou de les informer de travaux à venir dans l’immeuble. Bref, s’il vous faut échanger avec tous vos résidents, cette fonction vous simplifiera la tâche!

Requêtes de services

Permets aux copropriétaires et locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, réserver une salle, obternir de l'information concernant ses charges communes (frais de condo), signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.

Publipostage

Pourquoi inscrire manuellement les noms et adresses des copropriétaires et locataires sur leur correspondances alors qu’UpperBee dispose déjà de ces informations? Gagnez du temps en ayant recours aux outils de publipostage d’UpperBee.


Réunions

Préparez, générez et distribuez vos documents de réunions et d'assemblées générales à l’aide d’UpperBee (p.ex. : ordres du jour incluant les états financiers, le budget, et autres documents pertinents). Obtenez électroniquement des copropriétaires des procurations afin de vous assurer d’obtenir le quorum lors de votre prochaine assemblée générale. Si vous convoquez une assemblée à partir d’UpperBee, soyez avisé de qui a reçu et ouvert vos documents afin de faire parvenir ces mêmes documents en version papier à ceux qui ne les ont pas reçus. Notre logiciel accompagnateur de compilation du quorum et des votes, facilite la tenue d’assemblée comptant un nombre important de copropriétaires. Ayez la confiance que vous saurez dès que le dernier copropriétaire sera inscrit au registre des présences si vous avez atteint le quorum, et le cas échéant compilez les votes de cette assemblée en quelques minutes. L’époque où les résultats étaient connus lors de la lecture du procès-verbal est maintenant révolue.

Finance

UpperBee inclut des fonctions de comptabilité traditionnelles telles que les écritures de journal, les conciliation bancaires, les comptes créditeurs et débiteurs, les états financiers, accompagnés du bilan, de l’état des résultats et des notes afférentes. Cependant, UpperBee brille vraiment par ses fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion des syndicats de copropriétés et des associations de propriétaires, telles que :

Budgets

Créez votre budget et facturez les copropriétaires de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires automatiquement selon la fréquence spécifiée (p.ex. : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Créez votre budget, répartissez vos charges automatiquement selon vos résultats historiques et cotisez, c’est aussi simple que ça, UpperBee tiendra automatiquement compte des quotes-parts et des clés de répartition. Aucune autre opération de requise pour constater vos revenus, UpperBee s'en charge pour vous.

Charges spéciales

Facturer des charges spéciales (amendes, frais de service, etc.) à un ou des copropriétaires à partir d’items prédéfinis, réduisant à la fois votre temps de traitement et les risques d’erreurs.

Chèques, prélèvements préautorisés et dépôts

Encaissé les paiements de charges communes et contributions au fonds de prévoyance (frais de condo) des copropriétaires à partir d’applications de tierce partie intégrée à UpperBee, et laissé UpperBee faire toutes les écritures comptables associées automatiquement pour vous.


Pénalités

Configurez les frais associés aux diverses pénalités prévues aux règlements de votre syndicat de copropriété ou votre association de copropriétaires afin de réduire la charge de travail liée à l’imposition de pénalités.

Écritures de journal

Les écritures de journal vous permettent d’inscrire toutes transactions pour lesquelles UpperBee n’offre pas de fonction automatisée. De cette façon, vous n’êtes jamais pris au dépourvu. De plus, vous pouvez identifier les écritures de fin de période afin qu’elles soient automatiquement renversées au début de la période suivante.

Clés de répartition

Créez des clés de répartition adaptées à vos besoins. La flexibilité d’UpperBee fait en sorte qu’il n’y a pas de modes de répartition des charges communes et contributions au fonds de prévoyance qui ne peuvent être traitées automatiquement.


Conciliations bancaires

Conciliez vos comptes périodiquement afin de vous assurer de l’exactitude de vos données.

Charges récurrentes

UpperBee vous permet de programmer des charges devant être facturées à intervalles réguliers aux propriétaires ou copropriétaires.

Factures et crédits

Conservez en format électronique toutes les factures et les notes de crédit de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires pour consultation future.


Analyse budgétaire

Comparez rapidement vos résultats réels et projetés afin d’établir clairement la situation financière de votre syndicat de copropriété ou votre association de copropriétaires.

Contrats d’association

Cette fonctionnalité permet de partager des dépenses avec une autre entité, par exemple pour avoir accès à une salle de sport ou à un stationnement hors site.

Crédit pour le maintien à domicile

Générez automatiquement les formulaires de crédit d'impôt pour maintien à domicile pour personnes seniors (disponible aux usagés de la province de Québec, Canada).


Charte de comptes éditable

Vous désirez plus ou moins de détail, pas de problème, établissez la charte de compte qui répond à vos besoins. De plus, vous pouvez allouer à chacun de vos comptes un code IGRF qui permet par la suite de traiter rapidement vos déclarations de revenus fiscales (disponible aux usagés canadien seulement).

Comptes à payer

Accéder à un historique des comptes à payer qui vous permet de consulter rapidement toutes les factures impayées de votre syndicat de copropriété, condominium ou association de copropriétaire.

Comptes à recevoir

Membre du conseil d’administration, accédez à l’état de compte détaillé de chacun des copropriétaires. Chaque copropriétaire peut également consulter son état de compte. Finalement, suivez l’évolution de tous les comptes de votre syndicat de copropriété ou de votre association de copropriétaires à l’aide des outils simple et intuitif.

Technique

Carnet d’entretien simplifié

Créez une liste d’équipement et mettez en place des rappels d’entretien

Conseil d’administration

Discussions et vote du conseil d’administration

Outil de réunion virtuelle pour conseil d’administration, cet outil vous permet d'échanger des documents et informations, de discuter et de voter électroniquement sur les sujets qui requiert l’aval de votre conseil.


Outils accessibles aux membres du conseil d’administration

En sus des outils accessibles à tous les utilisateurs, les membres du conseil d’administration ont accès à tous les outils requis afin d’administrer de manière efficace et efficiente tous les aspects d’un syndicat de copropriété ou une association de propriétaires.

Tout voir, tout savoir, tout le temps

Libérez-vous des limites des logiciels de gestion traditionnels qui vous empêchent d’accéder aux informations de vos clients sur une base consolidée. Les outils de gestion d’UpperBee vous permettent de gérer tous les comptes de vos clients en même temps. Vous êtes ainsi toujours informé de ce qui se passe avec chacun d’eux. Cette approche centralisée vous fait gagner du temps, vous épargne de l'énergie et vous permet d'investir vos efforts là où cela compte vraiment.

Sondage automatisé de qualité

Lorsqu'un membre du personnel répond à certaines requêtes de services, UpperBee envoie automatiquement un sondage à la personne qui a ouvert cette requête. En examinant les résultats de ces sondages, vous saurez à quel point vos gestionnaires d’immeuble et les autres membres de votre personnel sont perçu par vos clients. Ne restez pas dans l’ignorance, sachez à l'avance si les choses ne tournent pas rondement afin que votre équipe de direction puisse appliquer rapidement les mesures correctives appropriées.

Intégration avec divers logiciels professionnels de comptabilité et de gestion des commandes et des inventaires en ligne

Gagnez du temps lors de la facturation de vos services et produits en intégrant UpperBee à l’un des deux plus populaire SaaS comptables professionnels, XEROTM ou QuickbooksTM, et laissez UpperBee générer vos factures et les « envoyer » vers votre SaaS préféré pour y être intégré à votre comptabilité corporative. De plus, l’intégration d’UpperBee et de tradegeckoTM, un logiciel de gestion des commandes et des inventaires, vous permet de facturer et de tenir un inventaire des puces, manettes d’accès et autres items vendus aux résidents et à vos clients.


Numérisez, révisez et approuvez les factures de vos clients et faites approuver leur paiement en ligne par les membres de leur conseil d’administration.

UpperBee vous permet de tirer profit de la taille de votre organisation et des talents variés de votre personnel en attribuant à différentes personnes de votre organisation diverses fonctions, telles que i) la saisie de données par votre personnel comptable; ii) la revue et l’approbation des factures par vos gestionnaires d’immeuble; iii) l'approbation des paiements par les signataires autorisés au compte bancaire; et iv) l’émission de chèques portant la signature électronique desdits signataires.

Horodateur

Suivez le temps passé sur place par vos employés, ceux de vos clients, et ceux de fournisseurs participants (p.ex.: le personnel de la société de conciergerie). Vous pouvez même définir des alarmes afin que vous soyez informé d’une absence ou d’un retard lorsqu’un employé ne scanne pas lors de son arrivée à l’immeuble. UpperBee exploite la technologie NFC et vous permet de placer des étiquettes NFC dans les bâtiments de vos clients. En utilisant des téléphones mobiles avec connectivité internet (AndroidMD ou iPhoneMD) dotés de la fonctionnalité NFC, tous les utilisateurs sur site peuvent faire part de leurs entrées et sorties des immeubles.

Outils de facturation et de suivi du temps

En tant que professionnels de la gestion d'immeubles, vous devez suivre votre temps et facturer tous les services rendus qui ne sont pas inclus dans votre contrat de base. Alors, optimisez vos revenus avec les outils intégrés de suivi du temps et de facturation d’UpperBee. Créez des projets et des requêtes de service facturables, définissez des taux de facturation standard, etc. Vous pouvez désormais intégrer de manière transparente votre facturation à vos activités quotidiennes, de sorte que vous n'ayez jamais à choisir entre rendre des services additionnels à vos clients et vous faire payer pour ces services.


Modèles de documents et réponses

UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de réponses afin de pouvoir répondre rapidement aux questions fréquemment posées. De plus, la puissante fonction de fusion et publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer rapidement vos avis de cotisation et autres documents à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez désormais convoquer d’importantes assemblées générales en quelques clics seulement.

Soumissions et appels d’offres

Préparez d'avance de simples ou de complexes devis techniques, et demandez à UpperBee de les envoyer à un groupe présélectionné de fournisseurs. Aucun fournisseur n'a répondu à votre appel d’offres? Pas de problème! UpperBee se chargera d’envoyer des rappels. Si un fournisseur vous pose une question, UpperBee informera tous les fournisseurs sélectionnés de la teneur de la question et de votre réponse. Si les fournisseurs retenus respectent le format de votre devis, UpperBee comparera également les offres reçues et préparera pour vous une analyse comparative d’apparence professionnelle. Finalement, une fois un gagnant sélectionné, UpperBee informera tous les autres fournisseurs qu'ils n'ont pas remporté l'appel d’offres, ce qui vous fait encore gagner du temps.

Inspections

Chaque fois que vous devez coordonner une inspection des unités de vos propriétaires (p.ex. : lors de l’inspection et la certification du système d'alarme incendie du bâtiment), vous risquez de passer beaucoup de temps à obtenir l'autorisation requise de chaque propriétaire. Les outils automatisés d’inspection de UpperBee vous permettent d’obtenir ladite autorisation des propriétaires en quelques clics, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux. De plus, UpperBee vous rappellera tous les ans, qu’il est venue le moment de refaire l'inspection alarme incendie, un outil utile en cas de changement au personnel de l'équipe de gestion.


Système de gestion des relations clients (CRM)

UpperBee comprend un CRM intégré qui vous permet de suivre les prospects, d'envoyer des offres, d'estimer votre entonnoir de vente et de communiquer avec des clients potentiels. Pourquoi payer pour un assortiment de logiciels services quand UpperBee le fait sans frais supplémentaires!

Gestion des urgences

UpperBee inclut un module de gestion des urgences qui collige et organise plusieurs des informations utiles pour gérer rapidement et efficacement les sinistres et autres urgences (p.ex.: codes d’accès, contacts et fournisseurs d’urgence, informations sur les contrats, etc.). Si vous gérez plusieurs immeubles, il s’agit d’un outil qui vous permet de décentraliser cette fonction.

System automatisé de recouvrement

Ne vous enlisez pas à cause du grand nombre de comptes de propriétaires à examiner afin d’appliquer des frais de retard et des pénalités. Laissez plutôt les alarmes et les fonctionnalités automatisées d’UpperBee faire la plus grosse part du travail à votre place. Vous pouvez désormais maîtriser cette tâche fastidieuse en appliquant automatiquement les pénalités et frais de retard sur de multiples comptes de propriétaires à travers plusieurs clients.


Manuel des résidents

UpperBee vous permet de créer un manuel du résident universel accessible en ligne par tous les résidents, locataires, propriétaires ou copropriétaires.

Suivi automatisé des renouvellements de contrat

Laissez UpperBee faire le suivi et répertorier tous les renouvellements de contrat de vos clients. Soyez informé de l’approche d’une période de préavis renouvellement automatique de contrat afin de ne pas laisser un contrat indésirable se renouveler automatiquement à votre insu.