Administrateur : un logiciel de gestion de copropriété facilitant la saine administration
En sus des outils accessibles à tous les propriétaires, les administrateurs et gestionnaires ont accès à tous les outils requis afin d’administrer de manière efficace et efficiente tous les aspects d’un syndicat de copropriété ou une association de propriétaires.
Contrats
Ne manquez plus jamais une échéance. Gérez les contrats liants votre syndicat de copropriété ou votre association de propriétaires à ses fournisseurs et sous-traitants. Soyez au fait des dates de début et de fin, des dates d’avis de non-renouvellement et laissez UpperBee vous aviser du renouvellement éventuel de vos contrats.
Résidents
Conservez dans un même endroit la liste des propriétaires d’une ou plusieurs fractions, donnez accès à un mandataire, déclarez un(des) locataire(s) de même que la durée de leur bail, indiquez une(des) adresse(s) postale(s) qui diffère de celle de l’unité d’habitation indiquée au registre des fractions, lister les véhicules, puces d’accès, contacts d’urgence et bien plus encore.
Assurances des copropriétaires
Soyez toujours informé de la couverture d’assurances de vos copropriétaires. Conservez un dossier numérique des assurances de chaque copropriétaires (p.ex. : la période de couverture, les types et montants des couvertures, etc.). Soyez avisé des polices manquantes ou expirées, envoyez des rappels aux copropriétaires concernés et approuvez ou rejetez en ligne leurs polices en fonction des exigences de votre syndicat de copropriété.
Règlements de l’immeuble
Conserver les règlements originaux, amendés et nouveaux règlements dans un registre facile d’accès permettant d’intégrer lesdits règlements dans diverses lettres et autres communications en ayant recours aux fonctionnalités de publipostage d'UpperBee. Il n’a jamais été aussi facile de rendre accessibles vos règlements aux divers intervenants qui les requièrent (courtiers, copropriétaires, notaires, etc.).
Décisions
Regroupez l’ensemble des décisions prises par votre conseil d’administration et vos assemblées générales afin de ne plus avoir à relire d’innombrables procès-verbaux afin de retrouver par exemple la date à laquelle une décision a été prise. Ceci est rendu possible en indiquant à UpperBee lors de la rédaction d’un procès-verbal quel élément est une décision.
Avec la possibilité d'accéder au logiciel de gestion UpperBee.com à partir de n'importe quel ordinateur, tablette ou cellulaire relié à Internet, il est facile pour les copropriétaires de s'informer des affaires de leur syndicat de copropriété, condominium ou association de propriétaires.
Envoi de mémos
Par courriel ou message texte (SMS), les mémos sont un outil efficace permettant d’aviser l’ensemble des résidents d’une panne, de les sensibiliser à une situation particulière, ou de les informer de travaux à venir dans l’immeuble. Bref, s’il vous faut échanger avec tous vos résidents, cette fonction vous simplifiera la tâche!
Requêtes de services
Permets aux copropriétaires et locataires de signaler un problème sur l’immeuble ou de demander divers services tels une reprogrammation d’interphone ou du système d’accès, réserver une salle, obternir de l'information concernant ses charges communes (frais de condo), signaler une infraction au règlement de l’immeuble, etc.
Réunions
Préparez, générez et distribuez vos documents de réunions et d'assemblées générales à l’aide d’UpperBee (p.ex. : ordres du jour incluant les états financiers, le budget, et autres documents pertinents). Obtenez électroniquement des copropriétaires des procurations afin de vous assurer d’obtenir le quorum lors de votre prochaine assemblée générale. Si vous convoquez une assemblée à partir d’UpperBee, soyez avisé de qui a reçu et ouvert vos documents afin de faire parvenir ces mêmes documents en version papier à ceux qui ne les ont pas reçus. Notre logiciel accompagnateur de compilation du quorum et des votes, facilite la tenue d’assemblée comptant un nombre important de copropriétaires. Ayez la confiance que vous saurez dès que le dernier copropriétaire sera inscrit au registre des présences si vous avez atteint le quorum, et le cas échéant compilez les votes de cette assemblée en quelques minutes. L’époque où les résultats étaient connus lors de la lecture du procès-verbal est maintenant révolue.
UpperBee inclut des fonctions de comptabilité traditionnelles telles que les écritures de journal, les conciliation bancaires, les comptes créditeurs et débiteurs, les états financiers, accompagnés du bilan, de l’état des résultats et des notes afférentes. Cependant, UpperBee brille vraiment par ses fonctionnalités spécialement conçues pour la gestion des syndicats de copropriétés et des associations de propriétaires, telles que :
Budgets
Créez votre budget et facturez les copropriétaires de votre syndicat de copropriété ou association de propriétaires automatiquement selon la fréquence spécifiée (p.ex. : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Créez votre budget, répartissez vos charges automatiquement selon vos résultats historiques et cotisez, c’est aussi simple que ça, UpperBee tiendra automatiquement compte des quotes-parts et des clés de répartition. Aucune autre opération de requise pour constater vos revenus, UpperBee s'en charge pour vous.
Écritures de journal
Les écritures de journal vous permettent d’inscrire toutes transactions pour lesquelles UpperBee n’offre pas de fonction automatisée. De cette façon, vous n’êtes jamais pris au dépourvu. De plus, vous pouvez identifier les écritures de fin de période afin qu’elles soient automatiquement renversées au début de la période suivante.
Chèques, prélèvements préautorisés et dépôts
Encaissé les paiements de charges communes et contributions au fonds de prévoyance (frais de condo) des copropriétaires à partir d’applications de tierce partie intégrée à UpperBee, et laissé UpperBee faire toutes les écritures comptables associées automatiquement pour vous.
Charte de comptes éditable
Vous désirez plus ou moins de détail, pas de problème, établissez la charte de compte qui répond à vos besoins. De plus, vous pouvez allouer à chacun de vos comptes un code IGRF qui permet par la suite de traiter rapidement vos déclarations de revenus fiscales (disponible aux usagés canadien seulement).
Comptes à recevoir
Membre du conseil d’administration, accédez à l’état de compte détaillé de chacun des copropriétaires. Chaque copropriétaire peut également consulter son état de compte. Finalement, suivez l’évolution de tous les comptes de votre syndicat de copropriété ou de votre association de copropriétaires à l’aide des outils simple et intuitif.
Outils accessibles uniquement aux administrateurs, ainsi qu’aux gestionnaires professionnels, le cas échéant.
