Gestionnaires : tous les outils nécessaires en un seul logiciel de gestion de copropriété

En sus des outils accessibles à tous les propriétaires et tous les administrateurs, les gestionnaires ont accès à tous les outils requis afin d’administrer de manière efficace et efficiente tous les aspects d’un syndicat de copropriété ou une association de propriétaires.

Tout voir, tout savoir, tout le temps

Libérez-vous des limites des logiciels de gestion traditionnels qui vous empêchent d’accéder aux informations de vos clients sur une base consolidée. Les outils de gestion d’UpperBee vous permettent de gérer tous les comptes de vos clients en même temps. Vous êtes ainsi toujours informé de ce qui se passe avec chacun d’eux. Cette approche centralisée vous fait gagner du temps, vous épargne de l'énergie et vous permet d'investir vos efforts là où cela compte vraiment.

Sondage automatisé de qualité

Lorsqu'un membre du personnel répond à certaines requêtes de services, UpperBee envoie automatiquement un sondage à la personne qui a ouvert cette requête. En examinant les résultats de ces sondages, vous saurez à quel point vos gestionnaires d’immeuble et les autres membres de votre personnel sont perçu par vos clients. Ne restez pas dans l’ignorance, sachez à l'avance si les choses ne tournent pas rondement afin que votre équipe de direction puisse appliquer rapidement les mesures correctives appropriées.

Intégration avec divers logiciels professionnels de comptabilité et de gestion des commandes et des inventaires en ligne

Gagnez du temps lors de la facturation de vos services et produits en intégrant UpperBee à l’un des deux plus populaire SaaS comptables professionnels, XEROTM ou QuickbooksTM, et laissez UpperBee générer vos factures et les « envoyer » vers votre SaaS préféré pour y être intégré à votre comptabilité corporative. De plus, l’intégration d’UpperBee et de tradegeckoTM, un logiciel de gestion des commandes et des inventaires, vous permet de facturer et de tenir un inventaire des puces, manettes d’accès et autres items vendus aux résidents et à vos clients.

Numérisez, révisez et approuvez les factures de vos clients et faites approuver leur paiement en ligne par les membres de leur conseil d’administration.

UpperBee vous permet de tirer profit de la taille de votre organisation et des talents variés de votre personnel en attribuant à différentes personnes de votre organisation diverses fonctions, telles que i) la saisie de données par votre personnel comptable; ii) la revue et l’approbation des factures par vos gestionnaires d’immeuble; iii) l'approbation des paiements par les signataires autorisés au compte bancaire; et iv) l’émission de chèques portant la signature électronique desdits signataires.

Horodateur

Suivez le temps passé sur place par vos employés, ceux de vos clients, et ceux de fournisseurs participants (p.ex.: le personnel de la société de conciergerie). Vous pouvez même définir des alarmes afin que vous soyez informé d’une absence ou d’un retard lorsqu’un employé ne scanne pas lors de son arrivée à l’immeuble. UpperBee exploite la technologie NFC et vous permet de placer des étiquettes NFC dans les bâtiments de vos clients. En utilisant des téléphones mobiles avec connectivité internet (AndroidMD ou iPhoneMD) dotés de la fonctionnalité NFC, tous les utilisateurs sur site peuvent faire part de leurs entrées et sorties des immeubles.

Outils de facturation et de suivi du temps

En tant que professionnels de la gestion d'immeubles, vous devez suivre votre temps et facturer tous les services rendus qui ne sont pas inclus dans votre contrat de base. Alors, optimisez vos revenus avec les outils intégrés de suivi du temps et de facturation d’UpperBee. Créez des projets et des requêtes de service facturables, définissez des taux de facturation standard, etc. Vous pouvez désormais intégrer de manière transparente votre facturation à vos activités quotidiennes, de sorte que vous n'ayez jamais à choisir entre rendre des services additionnels à vos clients et vous faire payer pour ces services.

Modèles de documents et réponses

UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de réponses afin de pouvoir répondre rapidement aux questions fréquemment posées. De plus, la puissante fonction de fusion et publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer rapidement vos avis de cotisation et autres documents à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez désormais convoquer d’importantes assemblées générales en quelques clics seulement.

Soumissions et appels d’offres

Préparez d'avance de simples ou de complexes devis techniques, et demandez à UpperBee de les envoyer à un groupe présélectionné de fournisseurs. Aucun fournisseur n'a répondu à votre appel d’offres? Pas de problème! UpperBee se chargera d’envoyer des rappels. Si un fournisseur vous pose une question, UpperBee informera tous les fournisseurs sélectionnés de la teneur de la question et de votre réponse. Si les fournisseurs retenus respectent le format de votre devis, UpperBee comparera également les offres reçues et préparera pour vous une analyse comparative d’apparence professionnelle. Finalement, une fois un gagnant sélectionné, UpperBee informera tous les autres fournisseurs qu'ils n'ont pas remporté l'appel d’offres, ce qui vous fait encore gagner du temps.

Inspections

Chaque fois que vous devez coordonner une inspection des unités de vos propriétaires (p.ex. : lors de l’inspection et la certification du système d'alarme incendie du bâtiment), vous risquez de passer beaucoup de temps à obtenir l'autorisation requise de chaque propriétaire. Les outils automatisés d’inspection de UpperBee vous permettent d’obtenir ladite autorisation des propriétaires en quelques clics, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux. De plus, UpperBee vous rappellera tous les ans, qu’il est venue le moment de refaire l'inspection alarme incendie, un outil utile en cas de changement au personnel de l'équipe de gestion.

Système de gestion des relations clients (CRM)

UpperBee comprend un CRM intégré qui vous permet de suivre les prospects, d'envoyer des offres, d'estimer votre entonnoir de vente et de communiquer avec des clients potentiels. Pourquoi payer pour un assortiment de logiciels services quand UpperBee le fait sans frais supplémentaires!

Gestion des urgences

UpperBee inclut un module de gestion des urgences qui collige et organise plusieurs des informations utiles pour gérer rapidement et efficacement les sinistres et autres urgences (p.ex.: codes d’accès, contacts et fournisseurs d’urgence, informations sur les contrats, etc.). Si vous gérez plusieurs immeubles, il s’agit d’un outil qui vous permet de décentraliser cette fonction.

System automatisé de recouvrement

Ne vous enlisez pas à cause du grand nombre de comptes de propriétaires à examiner afin d’appliquer des frais de retard et des pénalités. Laissez plutôt les alarmes et les fonctionnalités automatisées d’UpperBee faire la plus grosse part du travail à votre place. Vous pouvez désormais maîtriser cette tâche fastidieuse en appliquant automatiquement les pénalités et frais de retard sur de multiples comptes de propriétaires à travers plusieurs clients.

Manuel des résidents

UpperBee vous permet de créer un manuel du résident universel accessible en ligne par tous les résidents, locataires, propriétaires ou copropriétaires.

Suivi automatisé des renouvellements de contrat

Laissez UpperBee faire le suivi et répertorier tous les renouvellements de contrat de vos clients. Soyez informé de l’approche d’une période de préavis renouvellement automatique de contrat afin de ne pas laisser un contrat indésirable se renouveler automatiquement à votre insu.