Gestionnaires : Finalement, un progiciel de gestion intégrée (PGI) destiné au marché de la gestion d'immeubles détenus en copropriété et d'associations de propriétaires

En sus des outils accessibles aux propriétaires et administrateurs, gestionnaires immobiliers ayez accès à tous les outils requis afin de gérer de manière efficace et efficiente vos clients et votre entreprise.

Gestion centralisée de tous vos clients

Libérez-vous des limites des logiciels traditionnels qui ne vous permettent pas d’accéder aux informations de vos clients sur une base centralisée. UpperBee vous permet de gérer tous vos clients en même temps. Ainsi vous êtes toujours informé de ce qui se passe avec chacun d’eux. Cette approche centralisée vous fait gagner du temps, vous épargne de l'énergie et vous permet d'investir vos efforts là où cela compte vraiment.

Sondage automatisé de qualité

Sachez ce que pensent vos clients. Envoyez automatiquement un sondage de satisfaction à toute personne dont vous avez traité une demande de service. Les résultats de ces enquêtes vous informeront de la perception de vos clients quant à la performance de vos gestionnaires d'immeubles et autres employés. Ne restez pas dans l'ignorance - sachez à l'avance si les choses vont de travers afin que votre équipe de direction puisse rapidement appliquer les mesures correctives appropriées.

Intégration avec divers logiciels d'entreprise tiers

Gagnez du temps lors de la facturation de vos services et produits en intégrant UpperBee à l’un des deux plus populaire SaaS comptables professionnels, XEROMD ou QuickbooksMD, et laissez UpperBee générer vos factures et les « envoyer » vers votre SaaS préféré pour y être intégré à votre comptabilité corporative. De plus, l’intégration d’UpperBee et de tradegeckoMD, un logiciel de gestion des commandes et des inventaires, vous permet de facturer et de tenir un inventaire des puces, manettes d’accès et autres items vendus aux résidents et à vos clients.

Paiement et approbation sans papier

UpperBee vous permet de tirer profit de la taille de votre organisation et des talents variés de votre personnel en attribuant à différentes personnes de votre organisation diverses fonctions, telles que i) la saisie de données par votre personnel comptable; ii) la revue et l’approbation des factures par vos gestionnaires d’immeuble; iii) l'approbation des paiements par les signataires autorisés au compte bancaire; et iv) l’émission de chèques portant la signature électronique desdits signataires.

Horodateur mobile avec géolocalisation

Suivez le temps passé sur place par vos employés, ceux de vos clients ou fournisseurs, etc. Définissez des alarmes afin d’être informé d’une absence ou d’un retard. UpperBee exploite la technologie NFC et vous permet de placer des étiquettes NFC dans les bâtiments de vos clients. En utilisant des téléphones mobiles avec connectivité internet (AndroidMD ou iPhoneMD) dotés de la fonctionnalité NFC, tous les utilisateurs sur site peuvent faire part de leurs entrées et sorties des immeubles.

Suivi du temps, TEC et facturation

En tant que professionnels de la gestion d'immeubles, vous devez suivre votre temps et facturer tous les services rendus en extra à votre contrat de base. Alors, maximisez vos revenus avec les outils intégrés de suivi du temps, de gestion des travaux en cours (TEC) et de facturation d’UpperBee. Créez des projets et des requêtes de service facturables, définissez des taux de facturation standard, etc. Vous pouvez désormais intégrer de manière transparente votre facturation à vos activités quotidiennes – Soyez toujours payé pour les travaux en extra que vous rendez.

Documents et réponses modèles

UpperBee vous permet de créer plusieurs modèles de documents et de réponses afin de répondre rapidement aux questions fréquentes. La puissante fonction de fusion de document et de publipostage d’UpperBee vous permet d’envoyer rapidement vos avis de cotisation et autres communications à un grand nombre de destinataires. Vous pouvez désormais convoquer d’importantes assemblées générales en quelques clics seulement.

Soumissions et appels d’offres

Avec des spécifications techniques simples ou complexes, cet outil facilite la communication, les questions et réponses, et l'analyse des soumissions reçues. De plus, la sélection de l'offre gagnante et la communication avec les personnes non sélectionnées sont également automatisées. En entrant une petite quantité d'informations, UpperBee automatise ce processus pour vous - encore une fois, vous faisant gagner du temps.

Inspections de bâtiments

Chaque fois que vous devez coordonner une inspection des appartements ou condos (p.ex. : lors de l’inspection du système d'alarme incendie), vous risquez de passer beaucoup de temps à obtenir l'autorisation d’accès de chaque propriétaire. Les outils automatisés d’inspection d’UpperBee vous permettent d’obtenir ladite autorisation en quelques clics, vous permettant ainsi de gagner un temps précieux. De plus, UpperBee vous rappellera tous les ans qu’il est venu le moment de faire l'inspection, un outil utile dans un environnement changeant.

Gestion des relations clients (CRM)

UpperBee inclut un CRM intégré qui vous permet de suivre vos prospects, d'envoyer des offres de service, d'estimer votre potentiel de vente et de communiquer avec des clients potentiels. Pourquoi payer pour un assortiment de logiciels services quand UpperBee le fait sans frais supplémentaires!

Gestion des urgences

UpperBee inclut un module de gestion des urgences qui collige et organise plusieurs des informations utiles pour gérer rapidement et efficacement les sinistres et autres urgences (p.ex.: codes d’accès, contacts et fournisseurs d’urgence, informations sur les contrats, etc.). Si vous gérez plusieurs immeubles, il s’agit d’un outil qui vous permet de décentraliser cette fonction.

Recouvrement automatisé

Ne vous enlisez pas à cause du grand nombre de comptes de propriétaires à réviser afin d’appliquer des frais de retard et pénalités. Laissez plutôt les alarmes et les fonctionnalités automatisées d’UpperBee faire la plus grosse part du travail pour vous. Vous pouvez désormais maîtriser cette tâche fastidieuse en appliquant automatiquement les pénalités et frais de retard sur de multiples comptes de propriétaires à travers plusieurs clients.

Manuel des résidents

UpperBee vous permet de créer un manuel du résident universel accessible en ligne par tous les résidents, qu'ils soient locataires ou propriétaires.

Suivi automatisé des contrats

Laissez UpperBee faire le suivi et répertorier tous les renouvellements de contrat de vos clients. Soyez informé de l’approche d’une période de préavis de renouvellement automatique afin de ne pas laisser un contrat indésirable se renouveler automatiquement à votre insu.