faq Upperbee

Tout savoir sur notre logiciel de gestion de copropriétés et d'associations de propriétaires

Je voudrais bien abonner mon syndicat de copropriété, mais que faire si les copropriétaires ne veulent pas?

La plus grande utilité d’UpperBee reste pour le conseil d’administration. Bien que vous puissiez demander l’opinion des copropriétaires avant de vous abonner, la décision relève du conseil d’administration. Comme conseil d’administration, vous avez besoin d’outils pour structurer votre gestion et c’est exactement ce qu’UpperBee vous apporte. C’est un peu le même principe que si vous avez des problèmes légaux dans votre copropriété, vous avez le pouvoir d’embaucher un avocat. Même chose avec un comptable ou n’importe quel expert ou outil pouvant vous aider à mieux gérer votre immeuble. Donc rien ne vous empêche de demander l’avis des copropriétaires, mais la décision revient au conseil.

Quels sont les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion intégré?

L'utilisation d'un logiciel Web entièrement intégré comme UpperBee offre au conseil d'administration plusieurs avantages importants par rapport aux outils traditionnels ou aux applications et logiciels autonomes, tels que:

  • Transparence accrue;
  • Amélioration des communications avec les membres de votre communauté;
  • Conservation de tous vos documents et informations dans un seul endroit facile d'accès (ex.: registres, informations financières, liste de vos équipements et plans, etc.); et
  • Conservation de vos informations même après de nombreux changements de conseils d'administration ou sociétés de gestion.

Est-ce que je peux essayer UpperBee gratuitement?

Oui, il est possible de l’essayer gratuitement, et cela ne prend que quelques minutes. Pour ce faire, vous devez :

  • Cliquer sur “ESSAI GRATUIT” dans le coin supérieur droit de notre site web, puis vous créer votre compte (utilisateur et mot de passe);
  • Cliquez sur un lien contenu dans un courriel qui vous sera envoyé par [email protected] dans votre boîte de messagerie (ATTENTION, il est possible que ce courriel se soit retrouvé dans vos courriels indésirés!);
  • Vous serez redirigé vers l’écran de “CONNEXION SÉCURISÉE”;
  • Entrez votre courriel et votre mot de passe puis cliquer “CONNEXION”; et
  • Cliquez sur le bouton “CRÉER UN SYNDICAT” afin de créer votre portail de démonstration qui expirera au bout de 30 jours.

Est-ce que UpperBee me permet de faire la comptabilité de mon syndicat de copropriété ou de mon association de propriétaires en ligne?

Oui, UpperBee est le seul logiciel de gestion web qui vous offre, entre autres, la possibilité de faire la comptabilité de votre syndicat de copropriété par vous-même, vous épargnant ainsi d’importants frais de gestion professionnelle. Les modules financiers complets d’UpperBee permettent, entre autres, de faire :

  • Vos budgets prévisionnels;
  • Saisir vos dépenses d’achats;
  • Enregistrer les chèques ou prélèvements bancaires préautorisés* reçus de vos copropriétaires et les déposer;
  • Concilier vos comptes bancaires;
  • Facturer les charges communes et contributions aux fonds de prévoyance (frais de condo);
  • Facturer des frais spéciaux (pénalités, amendes, frais de déménagements, etc.);
  • Créer des clés de répartitions de dépenses personnalisées;
  • Suivre l’évolution des comptes à recevoir de vos propriétaires et copropriétaires en temps réel;
  • Générer l’état des résultats, le bilan et l’état de l’évolution de l’actif net ;
  • Produire une panoplie d’analyses et de rapports ;

* Un abonnement à une plateforme de traitement de paiement supportée est requis. Des frais additionnels s’appliquent.

Est-il possible d’extraire d'UpperBee les documents que nous générerons avec ses outils?

Oui, la plupart des outils d’UpperBee vous permettent de générer des fichiers Excel, Word ou PDF à partir des informations contenues dans UpperBee.

Lorsque nous nous abonnons à UpperBee, est-ce que tous nos copropriétaires peuvent y avoir accès?

Oui, tous vos propriétaires et locataires peuvent accéder à votre compte UpperBee. Pour qu'ils accèdent à votre compte, vous devrez les inviter à joindre UpperBee. Cela est facilement réalisé en leur envoyant leur clé d'enregistrement privée par courriel ou par copie imprimée.

Veuillez noter que contrairement aux membres du conseil d'administration qui bénéficient d'un accès illimité, les propriétaires et les locataires n'ont accès qu'à leurs informations respectives. Tous les utilisateurs ont accès à un système complet de demandes de services et de réservation leur permettant de communiquer leurs questions ou réservations à leur conseil d'administration ou à leurs gestionnaires professionnels, selon le cas.

À quelle taille de syndicat ou d'association de propriétaires la gestion autonome s'adresse-t-elle?

La gestion autonome s’adresse aux syndicats et associations de propriétaires de toutes tailles. Bien que plusieurs petits syndicats ou associations (moins de 30 unités) y sont généralement forcés, dû au manque d'intérêts de la part des gestionnaires professionnels, plusieurs grandes copropriétés s’autogèrent ou ont à leur emploi du personnel responsable de leur gestion quotidienne. C’est exactement à ces copropriétés que l’option d’auto-gestion d’UpperBee s’adresse. Peu importe la taille de votre immeuble, UpperBee vous aidera à réduire le temps à investir dans sa gestion.

Avons-nous les compétences requises pour gérer notre syndicat de copropriété?

Oui, vous avez les compétences pour gérer de manière autonome votre ou vos immeubles.

Tout comme pour une maison, un bon entretien est une question de jugement et dépend de votre capacité à retenir les services de personnes compétentes pour faire les travaux requis. Par conséquent, avec de bons outils et de bonnes sources d’information, la gestion d’un immeuble en copropriété est à la portée de tous.

Les outils de communication et de collaboration d’UpperBee permettent au conseil d’administration d’échanger avec les propriétaires ou copropriétaires afin de bénéficier des connaissances et des expériences variées de tous les participants.

De plus, UpperBee met à la disposition des administrateurs un forum réservé aux membres des conseils d’administration de copropriétés abonnés à un forfait de gestion autonome UpperBee. Ceci dans le but de favoriser un climat d’entraide et vous permettre d’échanger avec d’autres administrateurs de la communauté UpperBee.

Est-ce que UpperBee est là pour rester?

UpperBee a été lancé en 2007 sous le nom SolutionCondo.com et a depuis permis à des dizaines de milliers de propriétaires de se gérer eux-mêmes. UpperBee est également utilisé par plusieurs sociétés de gestion, dont Solution Condo Inc., la plus importante société de gestion professionnelle de grands immeubles en copropriété au Québec avec plus de 2 milliards de dollars d’actifs immobiliers sous gestion.

UpperBee est donc solidement implanté et a beaucoup évolué au cours des 14 dernières années. L'évolution d'UpperBee a été propulsée par les demandes de ses clients, qui apportent d'excellentes idées et contribuent activement à l'amélioration de ses outils de gestion, ce qui leur permet en échange de gagner encore plus de temps dans la gestion de leurs actifs immobiliers.